每(mei)到年終歲尾，大(da)家(jia)(jia)都會被(bei)上級要求做(zuo)工(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)總(zong)(zong)結(jie)(jie)和(he)(he)計(ji)劃(hua)，日(ri)常(chang)工(gong)作(zuo)(zuo)中，也(ye)經常(chang)要做(zuo)，似乎是(shi)(shi)(shi)一項普通和(he)(he)簡單的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)，其重要性(xing)(xing)和(he)(he)意(yi)義毋庸置疑(yi)，不必(bi)贅述，但我(wo)們(men)很多人(ren)卻總(zong)(zong)是(shi)(shi)(shi)苦(ku)惱于如(ru)何(he)將(jiang)它做(zuo)得更(geng)為(wei)詳實和(he)(he)科學。因為(wei)從事人(ren)力資(zi)源工(gong)作(zuo)(zuo)，經常(chang)可(ke)以(yi)接(jie)觸到各個層面的(de)(de)同事所做(zuo)的(de)(de)總(zong)(zong)結(jie)(jie)和(he)(he)計(ji)劃(hua)，同時也(ye)通過和(he)(he)以(yi)德(de)赫斯公司為(wei)代表的(de)(de)歐美國家(jia)(jia)企業(ye)工(gong)作(zuo)(zuo)人(ren)員的(de)(de)接(jie)觸，了解了他們(men)是(shi)(shi)(shi)如(ru)何(he)做(zuo)工(gong)作(zuo)(zuo)總(zong)(zong)結(jie)(jie)和(he)(he)計(ji)劃(hua)的(de)(de)，真(zhen)是(shi)(shi)(shi)千(qian)差萬別，便越來越深地感(gan)覺到，總(zong)(zong)結(jie)(jie)和(he)(he)計(ji)劃(hua)，是(shi)(shi)(shi)一項講究科學性(xing)(xing)和(he)(he)系統性(xing)(xing)的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)，是(shi)(shi)(shi)有很多工(gong)具(ju)可(ke)以(yi)應用的(de)(de)，它能直(zhi)接(jie)帶動工(gong)作(zuo)(zuo)績效。大(da)家(jia)(jia)表面上重視，但卻缺乏(fa)方(fang)法，難以(yi)切(qie)實做(zuo)到PDCA（計(ji)劃(hua)、實施、檢(jian)查、處理），導致很多時候(hou)，我(wo)們(men)所做(zuo)的(de)(de)總(zong)(zong)結(jie)(jie)和(he)(he)計(ji)劃(hua)，帶有明顯(xian)的(de)(de)“中國式”特(te)點。
首(shou)先就讓我們來看看，“中國式(shi)”同“歐美(mei)式(shi)”的總結和計劃(hua)有哪(na)些(xie)區別：
（圖表）
并(bing)不是崇(chong)洋媚外，看了上(shang)述區別，我們(men)不得不佩服“老外”在工作總結和計劃上(shang)的先進性，也許我們(men)就可以(yi)從“目的、內(nei)容、形式(shi)、后(hou)續跟蹤(zong)”這四(si)個(ge)方面來努力，引入(ru)“歐美式(shi)”思維方式(shi)，來做好工作總結和計劃。
一、目的
首先，一定(ding)要(yao)深刻理解(jie)這(zhe)(zhe)(zhe)一點，總(zong)(zong)結和計(ji)劃是為自(zi)己(ji)而(er)做(zuo)(zuo)的(de)(de)，為了(le)全(quan)面掌握和分析(xi)自(zi)己(ji)各方(fang)面工(gong)(gong)作的(de)(de)實(shi)際狀態和情況，從而(er)改進績效，也為了(le)事前(qian)做(zuo)(zuo)好實(shi)施方(fang)案，促(cu)進目(mu)標更好達成，所以這(zhe)(zhe)(zhe)就決定(ding)了(le)無(wu)論有沒有人要(yao)求，我們都應該在(zai)(zai)單(dan)項、或者階段性工(gong)(gong)作開始前(qian)做(zuo)(zuo)充分計(ji)劃，并在(zai)(zai)結束后，做(zuo)(zuo)全(quan)面總(zong)(zong)結。擺(bai)正了(le)這(zhe)(zhe)(zhe)件(jian)事的(de)(de)目(mu)的(de)(de)，就決定(ding)了(le)做(zuo)(zuo)這(zhe)(zhe)(zhe)件(jian)事的(de)(de)頻率和要(yao)求，一定(ding)是每個單(dan)項和階段性工(gong)(gong)作之前(qian)之后都要(yao)做(zuo)(zuo)，一定(ding)是為了(le)分析(xi)問題所在(zai)(zai)，并在(zai)(zai)下(xia)一個管理循環中改進而(er)做(zuo)(zuo)。
二、內容(rong)
總結中的(de)(de)每一處表述，一定是切實(shi)反(fan)映工作(zuo)完成的(de)(de)流程、程度、結果、問題、建(jian)議、改進方(fang)案等(deng)(deng)。計(ji)(ji)劃(hua)則務必包括目(mu)(mu)標(biao)、促進目(mu)(mu)標(biao)達成的(de)(de)關(guan)鍵方(fang)面、計(ji)(ji)劃(hua)達成的(de)(de)考核指(zhi)標(biao)、具(ju)(ju)體行動計(ji)(ji)劃(hua)等(deng)(deng)幾個重點。這里(li)特(te)別(bie)向大家推薦一種做(zuo)工作(zuo)計(ji)(ji)劃(hua)的(de)(de)好方(fang)法(fa)——平(ping)衡計(ji)(ji)分卡（詳見蘇珊(shan)娜(na)特(te)納《管(guan)理(li)者的(de)(de)管(guan)理(li)工具(ju)(ju)》第(di)三版），簡單用圖來表示(shi)這種方(fang)法(fa)的(de)(de)思維(wei)方(fang)式如下：
（圖表(biao)）
用這種方式制定(ding)工作計劃有如(ru)下步驟：
1. 確定總體目標
2. 將目(mu)標分(fen)解為幾(ji)個(ge)主(zhu)要方面
3. 為每個方面設(she)定策(ce)略目(mu)標
4. 確定(ding)每個(ge)(ge)策(ce)略目標的(de)實現有哪(na)幾個(ge)(ge)關鍵制(zhi)勝因素(su)
5. 確(que)定(ding)衡量策略目標(biao)是否實現的量化指標(biao)
6. 為目標(biao)實現、指標(biao)達成設定行動(dong)計劃
最(zui)終，將(jiang)構想和(he)戰略轉化為切實的(de)(de)行(xing)動(dong)計(ji)劃，以往(wang)工作(zuo)中(zhong)我們(men)經常(chang)省略前幾個(ge)環(huan)節，目標(biao)還不清晰的(de)(de)時候(hou)，就直接想什(shen)么(me)時間做什(shen)么(me)，耗費很多精力，但(dan)卻(que)事倍功半。另外，如何確定衡量(liang)工作(zuo)效(xiao)果的(de)(de)量(liang)化指標(biao)也是(shi)個(ge)難點(dian)，但(dan)這卻(que)是(shi)總(zong)結(jie)和(he)計(ji)劃能否切實的(de)(de)關鍵(jian)。在整個(ge)總(zong)結(jie)和(he)計(ji)劃過(guo)程(cheng)中(zhong)，都應該(gai)遵循“SMART”原則(ze)：
（圖表）
這是(shi)一(yi)種方法，也(ye)是(shi)一(yi)種思維方式，看似很簡單，卻有(you)很系統(tong)的效果，首先設(she)立整體目(mu)標，分(fen)(fen)(fen)項再設(she)目(mu)標，使所(suo)有(you)構想或(huo)戰(zhan)略(lve)轉化(hua)為(wei)(wei)行動，員工(gong)(gong)(gong)所(suo)有(you)行動圍(wei)繞目(mu)標達成；其次(ci)，關鍵制勝因素(su)要求(qiu)員工(gong)(gong)(gong)思考(kao)各項工(gong)(gong)(gong)作的關鍵點，工(gong)(gong)(gong)作不盲目(mu)；第(di)三，策略(lve)性標準實際就是(shi)員工(gong)(gong)(gong)給自(zi)己(ji)設(she)定(ding)的考(kao)核(he)指標，要求(qiu)量(liang)化(hua)，為(wei)(wei)我們(men)設(she)定(ding)考(kao)核(he)KPI指標提供了素(su)材；第(di)四，可經常反饋總結，監督(du)各部(bu)門、崗位(wei)員工(gong)(gong)(gong)工(gong)(gong)(gong)作進展； 最后，可以企(qi)業(ye)總體計(ji)分(fen)(fen)(fen)卡(ka)為(wei)(wei)基礎，按部(bu)門和(he)層次(ci)向下創建(jian)更為(wei)(wei)詳細的卡(ka)片，以便將企(qi)業(ye)整體戰(zhan)略(lve)分(fen)(fen)(fen)解到日常工(gong)(gong)(gong)作中。
三、形式
曾經有一次參加(jia)有德赫斯公(gong)司(si)財務總監參與的(de)(de)(de)會(hui)議，我(wo)們(men)的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)人(ren)員在(zai)匯報時(shi)，用“提高(gao)了(le)(le)、增強了(le)(le)……取得了(le)(le)很(hen)好的(de)(de)(de)效果”來描述工(gong)作(zuo)成果，當時(shi)Max先生馬上條件反射般地問了(le)(le)幾個(ge)數據(ju)，用以(yi)(yi)幫助他(ta)了(le)(le)解工(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)實際進展，這種數據(ju)化的(de)(de)(de)思維深入西方(fang)人(ren)的(de)(de)(de)腦子，可(ke)偏偏難(nan)以(yi)(yi)貫徹到我(wo)們(men)東方(fang)人(ren)工(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)各個(ge)方(fang)面(mian)。其實數據(ju)就在(zai)我(wo)們(men)手(shou)邊，整(zheng)理和(he)分(fen)析數據(ju)的(de)(de)(de)方(fang)法(fa)多年前就已經被管理界(jie)整(zheng)理并傳授出來，只是我(wo)們(men)沒(mei)有關注和(he)掌握。比(bi)(bi)(bi)(bi)如進行(xing)數據(ju)分(fen)析時(shi)，通常(chang)應進行(xing)四個(ge)方(fang)面(mian)比(bi)(bi)(bi)(bi)較：和(he)自身的(de)(de)(de)同比(bi)(bi)(bi)(bi)、環比(bi)(bi)(bi)(bi)，和(he)外界(jie)的(de)(de)(de)競爭對手(shou)和(he)行(xing)業平均標準比(bi)(bi)(bi)(bi)。還有很(hen)多管理工(gong)具可(ke)以(yi)(yi)應用到總結與計劃中，比(bi)(bi)(bi)(bi)如下(xia)面(mian)這些：
（圖表）
總之，用詳實的(de)數據、事實，采取簡明直觀的(de)表達方式，替(ti)代原(yuan)來那(nei)些模糊(hu)的(de)語言描述，可(ke)以直接有效地幫助我們做出總結(jie)和計劃。
四、后續跟蹤(zong)
去過(guo)(guo)日資企業參觀(guan)，前(qian)段時間又去了寶(bao)馬公司參觀(guan)，無論日式的精益管理或是歐美(mei)的看(kan)板(ban)(ban)(ban)管理，無一(yi)例外都在(zai)強調把工作成果明確直觀(guan)地體現出來。要求生產部各班組(zu)做提升(sheng)(sheng)效率(lv)的改革改造，就(jiu)要求每個(ge)月(yue)都把改進項(xiang)目的現場圖片、效率(lv)提升(sheng)(sheng)數據張貼在(zai)看(kan)板(ban)(ban)(ban)上；要求某部門通過(guo)(guo)培訓提升(sheng)(sheng)員(yuan)工素質，就(jiu)把全年培訓甘特圖貼在(zai)看(kan)板(ban)(ban)(ban)上，每過(guo)(guo)一(yi)個(ge)月(yue)更新一(yi)次(ci)進度條……每一(yi)項(xiang)計劃的確定，一(yi)定有(you)持續(xu)的跟蹤，跟蹤的結果一(yi)定和(he)(he)員(yuan)工、部門的績效掛鉤。這樣(yang)工作總(zong)結和(he)(he)計劃才能成為(wei)推(tui)動績效提升(sheng)(sheng)的有(you)力工具，它才不(bu)(bu)再(zai)是我(wo)們形式上的負擔，而(er)是每天工作都離不(bu)(bu)開的伙伴(ban)。
做好工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)計劃和總結，首先是(shi)觀念和認識上的改變(bian)，其次掌(zhang)握工(gong)(gong)(gong)具(ju)和方(fang)法(fa)，然后(hou)應用在實際(ji)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)中，要做到后(hou)續的跟蹤，以及與績(ji)效(xiao)考核(he)的掛鉤(gou)。如果單(dan)憑提(ti)倡有(you)能力(li)和領悟(wu)力(li)的員工(gong)(gong)(gong)自己應用，但(dan)不(bu)設定明(ming)確的方(fang)式、流程(cheng)、考核(he)要求，那么可能只有(you)這(zhe)(zhe)些員工(gong)(gong)(gong)有(you)提(ti)高，所以在摸索(suo)出合適(shi)的工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)計劃管(guan)理(li)模式后(hou)，集體去應用和實踐，這(zhe)(zhe)樣(yang)才能大幅促進組織績(ji)效(xiao)的提(ti)升。
親愛的同(tong)事們，就從你馬上要做的這項工作總結和計劃開始，掀起(qi)一股“歐美范兒”吧(ba)！
